Il lavoro come addetti a funzioni di segreteria

Chi è e come si è comportato in aula durante gli studi universitari? E dove lavora esattamente? I dati AlmaLaurea scattano la fotografia di chi lavora come Addetto a funzioni di segreteria, dalle sue caratteristiche formative fino all’appeal riscosso sul mercato del lavoro.

In aula….

Sono 948 laureati di secondo livello del 2009 che a cinque anni dalla conquista del titolo lavorano come Addetti a funzioni di segreteria. Giovani che nella stragrande maggioranza dei casi hanno una laurea magistrale biennale (92,5%) e solo in minima parte a ciclo unico (7%), iscrivendosi a un percorso di studi del gruppo disciplinare Economico-statistico e Politico-sociale (19%), ma anche Letterario (14%) o Giuridico e Linguistico (11%).

A seguire questa strada sono soprattutto le femmine (rappresentano il 77% contro il 23% dei maschi), che lavorano in particolare al Nord (51%; è il 48% per la media).

E all’università come se la cavano? Conquistano il titolo a 26,7 anni, età in linea con i colleghi (l’età media è di 27,2 anni per il complesso dei laureati di secondo livello occupati), nell’84% dei casi al più chiudono i libri entro un anno fuori corso (è l’83% per il complesso); il voto medio di laurea è leggermente più alto della media (108 contro 107,6). Nel loro curriculum ci sono un buon numero di stage e tirocini compiuti durante gli studi (51% contro 53% della media), e molte esperienze internazionali (24% contro il 20%.)

E se chiedi cosa pensano del percorso universitario concluso, lo promuovono abbastanza: potendo tornare ai tempi dell’iscrizione, infatti, il 72% dei laureati sceglierebbe lo stesso corso e lo stesso ateneo.

E sul mercato del lavoro…

Per gli Addetti a funzioni di segreteria l’ingresso nel mercato del lavoro arriva in tempi abbastanza lunghi: la prima occupazione, nonostante oltre la metà abbia iniziato a lavorare (65%) dopo il conseguimento della laurea, è raggiunta infatti a 8,5 mesi (è 7,1 per i colleghi). Ma prima di svolgere la professione in molti sono impegnati in un’attività di formazione post laurea (63%): in particolare, stage in azienda (33%), tirocini e praticantati (15%) corsi di formazione professionale (12%) e collaborazioni volontarie (11%).  

E quando arrivano sul mercato del lavoro? Insomma, sono stabili nel 60% dei casi contro il 70% della media, e di questi, quasi tutti possono contare su un tempo indeterminato (59% contro il 46%).

A ben vedere i loro settori di punta sono soprattutto nel privato (78% contro il 73% della media), e solo marginalmente nel pubblico (14% contro il 23%). Spaziano dal ramo del commercio (15%), consulenze e altri servizi (10%), fino a quelli dell’istruzione e ricerca, Pubblica amministrazione e forze armate, metalmeccanica e meccanica di precisione, credito e assicurazioni o altri servizi alle imprese (8%). Il guadagno a cinque anni dal titolo va così così, e resta nettamente inferiore agli standard dei loro colleghi (1.167 euro netti mensili contro i 1.336 euro del complesso), e solo per il 66% degli Addetti a funzioni di segreteria il titolo è efficace per svolgere la professione.

Caratteristiche della professione, dati Isfol

Compiti e attività specifiche della professione

Le professioni comprese in questa unità conducono ricerche ovvero applicano le conoscenze esistenti nel campo della meccanica per disegnare, progettare e controllare funzionalmente, per produrre e mantenere strumenti, motori, macchine ed altre attrezzature meccaniche. Sovrintendono e dirigono tali attività, conducono ricerche e studi sulle caratteristiche tecnologiche dei materiali utilizzati e dei loro processi di produzione.

In particolare devono (in ordine d’importanza) 

• prendere nota di appuntamenti e scadenze
• ricevere e smistare telefonate
• organizzare conferenze stampa o eventi
• controllare e gestire la corrispondenza
• filtrare le comunicazioni verbali o scritte dirette al superiore
• gestire le pratiche del personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc)
• controllare o revisionare testi e documenti
• veicolare informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
• aggiornare archivi o banche dati
• organizzare riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotare sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
• curare la battitura di testi e documenti
• gestire la corrispondenza con gli utenti (curare la mailing list, inviare/ricevere e-mail)      
• eseguire adempimenti amministrativi (recarsi alla banca, all'ufficio postale, ecc.)
• predisporre comunicazioni o lettere di convocazione
• gestire l'agenda del superiore

Conoscenze

Le conoscenze sono insiemi strutturati di informazioni, principi, pratiche e teorie necessari al corretto svolgimento della professione. Si acquisiscono attraverso percorsi formali (istruzione, formazione e addestramento professionale) e/o con l'esperienza

• Lavoro d'ufficio: conoscenza delle procedure amministrative e d'ufficio, dei programmi di elaborazione di testi, delle tecniche di gestione di archivi e di basi di dati oppure della stenografia e delle regole di trascrizione o di altre procedure e linguaggi previsti dal lavoro di ufficio.    
• Lingua italiana: conoscenza della struttura e dei contenuti della lingua italiana oppure del significato e della pronuncia delle parole, delle regole di composizione e della grammatica
• Legislazione e istituzioni: conoscenza delle leggi, delle procedure legali, dei regolamenti, delle sentenze esecutive, del ruolo delle istituzioni e delle procedure politiche di una democrazia
• Informatica ed elettronica: conoscenza dei circuiti elettronici, dei processori, dei chips delle attrezzature elettroniche, dell'hardware e dei software dei computer, compresa la conoscenza dei pacchetti applicativi e dei linguaggi di programmazione.
• Lingua straniera: conoscenza della struttura e dei contenuti di una lingua straniera oppure del significato e della pronuncia delle parole, delle regole di composizione e della grammatica

Skills (valori di importanza con percentuali superiori e uguali al 70%)

Gli skills sono insiemi di procedure e processi cognitivi generali che determinano la capacità di eseguire bene i compiti connessi con la professione. Si tratta, in particolare, di processi appresi con il tempo e che consentono di trasferire efficacemente nel lavoro le conoscenze acquisite.

• Comprendere i testi scritti: comprendere frasi e paragrafi scritti in documenti relativi al lavoro
• Ascoltare attivamente: fare piena attenzione a quello che altri stanno dicendo, soffermandosi per capirne i punti essenziali, ponendo domande al momento opportuno ed evitando interruzioni inappropriate.
• Parlare: parlare ad altri per comunicare informazioni in modo efficace
• Scrivere: comunicare efficacemente per iscritto ed in modo appropriato rispetto alle esigenze dei destinatari
• Adattabilità: coordinare le proprie azioni a quelle degli altri.
• Apprendimento attivo: comprendere le implicazioni di nuove informazioni per la soluzione di problemi presenti, futuri e per i processi decisionali
• Comprendere gli altri: comprendere le reazioni degli altri e il perchè reagiscano in determinati modi.
• Orientamento al servizio: cercare in modo attivo soluzioni per soddisfare le esigenze degli altri

Caratteristiche della personalità

Le tre principali caratteristiche della personalità che vengono utilizzate nello svolgimento dell'attività lavorativa.

• Intraprendente: sicura di sé, persuasiva, energica, ambiziosa, estroversa, loquace, avventurosa, è abile nello stabilire relazioni sociali.
• Convenzionale: organizzata, accurata, metodica, efficiente, giudiziosa, ordinata, previdente, predilige comportamenti formali.
• Realistico: diretta, concreta, stabile, pratica, perseverante, semplice, adattabile, privilegia la manualità.

Attività generalizzate

Le attività generalizzate sono insiemi di attività lavorative, pratiche e comportamenti che in varia misura sono comuni a più professioni anche molto differenti fra loro.

• Comunicare con superiori, colleghi o subordinati: fornire informazioni ai superiori, ai colleghi e ai subalterni, per telefono, in forma scritta, via e-mail o personalmente.
• Raccogliere informazioni: osservare, ricevere o ottenere in qualunque altro modo informazioni da fonti rilevanti.
• Stabilire e mantenere relazioni interpersonali: creare rapporti di lavoro costruttivi e cooperativi e mantenerli nel tempo.
• Svolgere attività amministrative: svolgere compiti amministrativi quotidiani, come gestire archivi e sbrigare pratiche
• Comunicare con persone esterne all'organizzazione: comunicare con persone esterne all'organizzazione, rappresentare la stessa verso i clienti, il pubblico, le amministrazioni ed altre entità esterne, personalmente, in forma scritta, per telefono o via e-mail.
• Lavorare con i computer: usare computer e sistemi informatici (software ed hardware) per programmare, scrivere software, regolare funzioni, inserire dati o elaborare informazioni.

Pubblicato su "Skuola.net" il 25 dicembre 2015

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