Realizzare un piano di onboarding ben strutturato permette alle imprese di integrare in modo costruttivo i neoassunti in azienda per incrementarne le potenzialità e il rendimento sul lavoro; inoltre, fidelizza le persone all’impresa e riduce il turnover, spesso legato a frustrazione o alla percezione errata della cultura e dei valori aziendali. Sviluppare un iter di inserimento strategico può essere impegnativo ma, con la giusta pianificazione e il supporto adeguato, i vantaggi per il business e i lavoratori sono elevati.
In questa guida vedremo come strutturare un percorso di onboarding efficace, anche in modalità digitale.
Cosa si intende con onboarding aziendale
L'onboarding aziendale è il processo strutturato con cui un'organizzazione accoglie e integra una persona neoassunta nell’ambiente di lavoro, accompagnandola nel proprio percorso step by step. Comprende:
- la formazione al ruolo;
- lo sviluppo delle relazioni con il team;
- la conoscenza approfondita della cultura aziendale;
- la definizione degli obiettivi imprenditoriali;
- i momenti di feedback periodici;
- il raggiungimento dell'autonomia operativa.
La persona viene formata e accompagnata dalle risorse umane e dai dipendenti senior allo scopo di comprendere il proprio compito nell’organizzazione e il modo migliore per incentivare la produttività. Si tratta di un procedimento lungo e strutturato, la cui durata varia a seconda della complessità della mansione: dai 3 mesi fino a un anno.
Perché l’onboarding non va confuso con l’orientamento?
L'orientamento è un componente dell'onboarding e consiste nell’offrire informazioni pratiche e logistiche alle nuove risorse. Si tratta di una fase unidirezionale perché informativa e si concentra nei primi giorni di assunzione. Spesso l’orientamento e l’inserimento lavorativo vengono confusi perché sono fasi che si accavallano nell’intero processo di accoglienza e formazione.
I vantaggi di un onboarding aziendale ben fatto
Il procedimento di inserimento lavorativo efficace è di supporto alle persone neoassunte. Permette di:
- migliorare la motivazione e l’adattabilità;
- incentivare la produttività;
- incrementare l'efficienza sul luogo di lavoro;
- ridurre il turnover precoce;
- favorire la sensazione di fiducia nell'azienda;
- rafforzare l’employer branding;
- limitare gli errori e i costi operativi causati dalla mancata comprensione delle procedure.
Secondo una guida di Society for Human Resource Management (SHRM), il processo di onboarding strutturato riesce ad accelerare di diversi mesi il raggiungimento della piena produttività dei neoassunti. Adottare il piano nella propria realtà lavorativa, quindi, diventa una risorsa per il business perché riesce ad essere più competitivo.
Le principali tipologie di processo di onboarding aziendale
Esistono diversi modelli di onboarding da declinare secondo le modalità di lavoro adottate. Alcune delle tipologie principali sono:
- onboarding in presenza: pensato per un affiancamento diretto delle persone neoassunte;
- onboarding digitale: strutturato per i lavoratori da remoto o per le aziende con sedi distribuite in differenti luoghi;
- onboarding ibrido: ideato per combinare sia momenti in presenza che da remoto.
Onboarding in azienda: fasi e procedure fondamentali
Il processo di inserimento lavorativo si svolge in cinque fasi, spesso declinate sul modello “30-60-90 giorni". Secondo lo schema le persone neoassunte:
- comprendono il contesto entro i primi 30 giorni;
- contribuiscono attivamente ai progetti nei primi 60 giorni;
- sono pienamente operative e hanno stabilito le relazioni chiave entro i 90 giorni.
Il modello 30-60-90 può essere modificato a seconda delle esigenze aziendali. Ora vediamo le fasi principali e le procedure da affrontare.
1. Pre-onboarding
Il pre-onboarding riguarda ciò che avviene tra la firma del contratto di lavoro e il primo giorno in azienda. Si tratta di una fase determinante perché definisce la prima impressione del business e include:
- la mail personalizzata di benvenuto, magari accompagnata da un video di presentazione del team per far sentire le persone parte di un gruppo;
- l’invio anticipato della modulistica, documenti fiscali e accessi ai sistemi per velocizzare le pratiche prima dell’ingresso in azienda;
- la predisposizione della postazione di lavoro, sia fisica che digitale, e la configurazione di account e software per mostrare attenzione e preparazione;
- la pianificazione del programma della prima settimana per evidenziare l’organizzazione del business;
- l’assegnazione di un referente, per sostenere i neoassunti e rispondere a domande e dubbi;
- un momento di socializzazione con lo staff, per incentivare le conoscenze e i rapporti fra i colleghi.
2. Accoglienza
La fase di accoglienza si sviluppa durante la prima giornata e settimana di lavoro. Prevede:
- tour degli spazi aziendali o presentazione degli strumenti digitali nel caso si operi da remoto;
- incontri one-to-one con il manager e i colleghi del team;
- sessioni introduttive sulla cultura aziendale, sui valori e sulle aspettative;
- panoramica sulle principali procedure e sugli strumenti di lavoro.
È compito delle risorse umane o delle figure di riferimento manageriali assegnate all’accoglienza trovare il modo migliore per bilanciare i momenti operativi e relazionali, come pranzi di team e coffee break al fine di migliorare i rapporti umani e il lavoro di squadra. Prevedere delle sessioni informali di presentazione, infatti, aiuta i nuovi collaboratori a costruire i primi legami, condividere i valori dell’impresa e stimolare il senso di appartenenza.
3. Orientamento e formazione
Dopo la prima settimana si entra nella fase intermedia dell’onboarding, legata all’orientamento e alla formazione. In questo periodo, di circaun mese, i nuovi arrivati sono impegnati a:
- consolidare le competenze (tra cui soft skill e hard skill digitali);
- affinare la comprensione del ruolo, anche con attività di reverse mentorship con un arricchimento reciproco delle esperienze;
- contribuire attivamente alla produttività aziendale, facendo proposte, stabilendo obiettivi misurabili e mostrando il proprio talento.
Come HR e mentor è importante assegnare task semplici e diluiti nel tempo così che i nuovi arrivati possano avere il tempo di metabolizzare le informazioni apprese, senza fare confusione. I confronti periodici con il manager di riferimento e i feedback, poi, consentono di identificare i punti di forza e le aree di miglioramento del processo di inserimento.
4. Integrazione
Il periodo che va dal secondo al quarto mese del processo di onboarding segna il passaggio da neoassunti a membri effettivi del team. Questa è la fase in cui:
- c’è un coinvolgimento attivo alle riunioni, ai progetti e ai processi decisionali e tutti portano il proprio contributo in autonomia;
- si consolidano le relazioni con i colleghi e i manager per costruire una rete professionale solida e una maggiore sicurezza psicologica nel team;
- ci si allinea alla cultura aziendale anche nei comportamenti quotidiani.
Per l’azienda è fondamentale che i collaboratori comprendano il proprio valoree le potenzialità, oltre a instaurare rapporti di fiducia così che possano restare in azienda e dare il meglio di sé.
5. Follow-up
La fase di follow-up chiude il percorso di onboarding. Lo scopo di questa fase finale è:
- valutare l'efficacia del processo attraverso un sondaggio di soddisfazione o un colloquio di valutazione per fare il punto sugli obiettivi raggiunti, le aspettative e i piani di sviluppo futuri;
- consolidare l'engagement dei nuovi collaboratori stimolandoli con formazione, attività di team building, premi di risultato e challenge virtuali;
- definire un piano di crescita individuale con obiettivi chiari per ogni mese;
- stimolare i nuovi arrivati e portarli a una maggiore autonomia operativa e decisionale.
Per l’impresa questo momento rappresenta un impegno concreto nello sviluppo professionale delle nuove risorse.
Come gestire il processo di onboarding in azienda
Strutturare un processo di onboarding produttivo richiede una governance e
una suddivisione chiara. L’ideale è fare una checklist di tutto il piano e capire se rispecchia i valori e gli obiettivi del business. Nell’organizzazione pratica del procedimento di inserimento in azienda, poi, occorre:
- informare l’organizzazione sui nuovi arrivi e i ruoli che vanno a ricoprire, per prepararsi meglio all’accoglienza;
- verificare la qualità dei materiali,per capire se sono aggiornati, puntuali e facili da comprendere;
- assicurarsi che le postazioni di lavoro, gli account e gli accessi agli ambienti virtuali funzionino, per un inserimento fluido ed efficiente capace di favorire la produttività già nei primi giorni;
- personalizzare l’onboarding, per esaltare ciascun talento delle nuove risorse.
Come fare un buon onboarding aziendale: alcuni esempi da seguire
Ci sono alcune best practices capaci di incrementare il successo dell’onboarding nell’organizzazione. Ne sono un esempio:
- la welcome bag, con gadget personalizzati, la lettera di benvenuto dei manager, una brochure sull’azienda e le credenziali, da consegnare prima dell’arrivo delle nuove risorse per manifestare accoglienza;
- l’onboarding narrativo, con interviste ai fondatori e aneddoti, per trasmettere la cultura aziendale in modo rapido e memorabile;
- la personalizzazione della postazione, con la possibilità di arredare lo spazio fisico per incentivare ispirazione e produttività;
- il coinvolgimento di formatori esterni, da community o meetup,per ispirare il team e aumentare la competitività dell’organizzazione;
- gli incontri informali, per spiegare il funzionamento dei reparti e instaurare relazioni;
- i festeggiamenti e i premi condivisi a ogni risultato importante raggiunto, per riconoscere il talento e aumentare le esperienze positive vissute in azienda;
- estendere l’onboarding per un periodo più ampio, perché diventi un processo stabile con formazione progressiva, sessioni di feedback periodiche, obiettivi a medio termine e opportunità di networking interno.
Suggerimenti pratici per pianificare un onboarding digitale efficace
Con la diffusione di modelli di lavoro ibridi e dello smart working, le imprese sono chiamate a strutturare anche onboarding digitali per guidare l’inserimento lavorativo da remoto in modo puntuale. Se avete un’azienda con collaboratori in sede e da remoto, le azioni migliori da mettere in campo per ottenere risultati concreti sono:
- la creazione di uno spazio virtuale informativo sempre accessibile, attraverso un sito web, un’area comune su strumenti virtuali per condividere guide, policy, FAQ, contratti utili e organigrammi;
- la condivisione di video di benvenuto e contenuti asincroni, con messaggi di CEO e team, per creare un senso di connessione umana;
- l’organizzazione di momenti di socializzazione virtuali,con coffee break online, quiz o giochi di team building digitali per costruire relazioni;
- l’assegnazione di un onboarding buddy, ossia un referente e mentore esperto in grado di affiancare i neoassunti nei primi mesi per rispondere a domande e comprendere i valori aziendali;
- la strutturazione del lavoro in più task, con compiti sempre più approfonditi e completi per il raggiungimento graduale degli obiettivi concordati;
- la richiesta di feedback, attraverso brevi sondaggi settimanali per intervenire in caso di difficoltà.
Queste sono solo alcune delle molteplici attività di onboarding che si possono organizzare in un’impresa fisica, digitale o ibrida, per supportare i neoassunti nel loro inserimento e aumentare le probabilità che rimangano in azienda nel lungo periodo. Ma un onboarding efficace inizia prima del primo giorno di lavoro e dipende anche dalla qualità della selezione che lo precede.
Opportunità di pre-onboarding per incentivare il processo di inserimento in azienda
- Assumere le persone giuste, con competenze e valori allineati a quelli aziendali, è indispensabile per un inserimento efficace. In AlmaLaurea srl supportiamo le aziende in questa fase cruciale attraverso: il sostegno attivo nella selezione dei candidati, migliorando la candidate experience e riducendo il rischio di mismatch, spesso tra le cause principali di un onboarding difficile.
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